17371
Как не бесить друг друга в интернете. О накипевшем Поделитесь, что накипело у вас: @Looking_over. Меня зовут Ольга Лукинова. http://digitaletiquette.ru/
Иногда на тренингах и мастер-классах я люблю давать такое задание.
В компанию пришел новый сотрудник. Назовем его Валера. Валеру попросили организовать встречу по проекту с семью участниками. Валера пишет в общий чат, где есть все сотрудники компании: «Коллеги, кто занят в проекте «Парампарапам», приходите 29 июня в 13:00 в переговорку на совещание». 29 июня в 13:00 на совещание пришло только три участника из семи. В чем ошибка?
=======================
Обычно участники перечисляют такие ошибки:
- Валера написал в общий чат, а надо было писать адресно тем, кто задействован в проекте
- Валера назначил время, а надо было поинтересоваться, удобно ли оно для участников
- Валера не прикрепил повестку
- Валера не отправил приглашение в календарь
- Валера не получил подтверждение от коллег перед встречей
… и много чего еще.
Но ошибка тут всего одна. И совершил ее не Валера. Думаю, вы уже догадались. Можно написать ваши версии в комментариях. Завтра напишу объяснение.
На днях у меня были переговоры с гендиректором одной крупной международной компании. Мы говорили про обучение сотрудников эффективным и экологичным коммуникациям. Для меня это обычная практика, я постоянно обсуждаю с топами и собственниками бизнеса обучение для сотрудников. И тут этот гендиректор говорит: «Знаете, кажется, нужно начать с нашей команды топ-менеджеров. Это ведь мы вносим весь этот хаос и мешаем людям работать».
Со мной такое было впервые за 7 лет. Гораздо чаще топ-менеджерам кажется, что это у сотрудников что-то не так. И мало кто из них осознает свою роль в том, как строятся коммуникации на всех уровнях.
Хочется, чтобы таких руководителей было больше. Поэтому хочу поделиться материалом Blueprint «Как быть хорошим лидером»: кто такой «эмпатичный лидер», чем он отличается от руководителя, и почему эмпатичный подход к управлению командами сегодня особенно важен? Автор - Дарья Золотухина, HR-директор «Яндекса», куратор и автор онлайн-курса SETTERS EDUCATION «Креативное лидерство».
Есть исследования, которые показывают: если на улице кому-то станет плохо, то ему скорее помогут в малолюдном месте, чем там, где ходят толпы людей.
Почему? Потому что когда человек видит того, кто нуждается в помощи, и понимает, что только он может помочь, то начинает ощущать ответственность. В толпе же, наоборот, каждый думает, что поможет кто-то другой.
Это очень убедительно объясняет, почему сообщения в общий чат «Коллеги, можете скинуть логотип?» или «У кого-нибудь есть последняя версия презентации?» обречены на провал. Отправляя, мы думаем: «Кто-нибудь из 20 человек мне наверняка ответит» и точно так же думает каждый из этих двадцати: «Уж кто-нибудь, кроме меня, наверняка ответит».
Поэтому лучше писать адресно: «Маша, скинь, пожалуйста, логотип» и «Миша, пришли презентацию».
В комментариях под прошлым постом оставили такой запрос.
«Очень прошу разобрать кейс, когда в ответ на сообщение получаешь целый ряд претензий и недовольств, что, видите ли, сообщение было отправлено в неудобное время для получателя. Это какой-то ужас. Считаю, что сообщения на то и сообщения, что каждый отправляет их тогда, когда ему удобно, а другой отвечает тогда, когда удобно ему). Даже рамки этикета "с 10:00 до 22:00" уже смываются. Люди вместо того, чтобы научиться пользоваться настройками своего телефона и мьютить звуки, высказывают свое "фи". Откуда может знать отправитель, когда там у получателя удобное или неудобное время для приема сообщений?»
Что думаете? Имеет ли значение время отправления сообщения?
Когда язык становится барьером
В международных командах приходится общаться и с носителями языка, и с обладателями самых разных акцентов. Это может усложнять коммуникацию: если не очень понятно, о чем говорят, то и принять активное участие в обсуждении будет сложно.
Поэтому Яндекс Практикум разработал курсы для тех, кто работает в IT-командах - «Английский для работы в IT».
Эти курсы помогут с тем:
— Что говорить.
Личный преподаватель расскажет про грамматические конструкции и фразы, которые уместно применять на стендапах, собеседованиях и ревью.
— Как говорить.
Иностранцы из IT и преподаватель будут регулярно тренировать разговорные навыки на примере рабочих ситуаций.
— Как слушать.
На разговорной практике с иностранными IT-специалистами вы быстрее привыкнете к разным акцентам.
Подробнее про курс можно послушать в подкасте «Запуск завтра» (выпуск «Как учить английский», с 40-ой минуты).
Если хотите узнать, подойдёт ли вам обучение, — запишитесь на бесплатную консультацию. Куратор определит ваш уровень языка и ответит на вопросы.
#партнерскийматериал
Правило 113. Скажите, что вы сейчас делаете
Начинается онлайн-совещание, докладчику передают слово. А он ничего не говорит, только растерянно бегает глазами по экрану. Его застали врасплох? Ему нечего сказать? Он не готов выступать?
Нет, просто он ищет кнопку, которая запустит демонстрацию экрана.
Но зрители, которые смотрят онлайн, этого не видят, у них перед глазами растерянный человек с бегающими глазами.
Поэтому если вы совершаете какие-то действия, то комментируйте их.
- Я сейчас включу демонстрацию экрана, чтобы вы все видели
- Я сейчас проверю ваши сообщения в чате
- Я сейчас отключу уведомления, чтобы ничего не мешало
Так зрители поймут, что происходит, а вам будет легче удержать внимание аудитории.
Уже завтра в «Прямой речи» начинается мой очный курс про цифровые коммуникации! И еще можно запрыгнуть в последний вагон.
Мы будем говорить про то, как сделать жизнь в цифровом мире удобнее, приятнее и эффективнее: как писать неудобные письма, как формировать собственный цифровой образ, как справляться с информационными перегрузками, как наладить работу удаленных команд.
Четыре вечера подряд с понедельника по четверг будем учиться повышать качество своей цифровой жизни.
Жду с нетерпением встречи с теми, кто придет на курс!
Написала в канале Digital благополучие про эксперимент, который провели ученые: дали добровольцам послушать выступления на конференции. При этом часть испытуемых слушала выступления с хорошим звуком, а для другой части слушателей качество звука специально ухудшили (добавили эхо и уменьшили четкость). А потом попросили испытуемых оценить содержание выступлений и профессионализм спикеров.
И оказалось, что по каждому параметру выступления с плохим звуком оценивались ниже: и спикер казался глупее, и выступление казалось хуже, и исследование показалось менее важным. И все из-за звука!
Мне кажется, что из этого эксперимента можно извлечь три полезных совета:
1. На зум-встречах и онлайн-выступлениях сделать максимум для лучшего звука (использовать микрофон и наушники, выбрать самое тихое помещение, не шуршать и не клацать по клавиатуре во время разговора).
2. Если со звуком беда (например, соседи врубили дрель или, скажем, любимый пес решил устроить концерт), то лучше сразу предупредить собеседников и не делать вид что все в порядке. Теперь вы для собеседника не источник неприятностей, а такой же пострадавший, союзник. Это поможет уменьшить раздражение.
3. Избегать предвзятости в оценках говорящего. Если вам не нравится собеседник, возможно, вам просто не нравится его барахлящий микрофон.
Куда подевалось время?
Проходит день, вечером чувствуешь себя измотанно, но понимаешь, что, кажется, сегодня опять не сделано все, что было запланировано.
Начинаешь оглядываться назад. А там: пара часов ушла на письма, часа 2-3 на зум-совещания. Сколько-то - на поиск нужных вкладок в браузере и нужного файла на компьютере. Потом снова письма, потом еще созвон. А вот и рабочий день закончился. Время ушло как вода сквозь пальцы, а усталость в конце дня такая, что силы остаются только на то, чтобы бездумно листать ленту и, может быть, выложить пару картинок в соцсеть.
Это замкнутый круг, в котором мы тратим силы и время. Вырваться из него не так просто, но я думаю, что вот такие действия могут помочь:
1. Разработать регламент для проведения быстрых и успешных совещаний
2. Составить шаблоны для самых частых и сложных писем
3. Организовать удобные системы цифрового хранения, которые сократят время на поиск нужного
4. Перестроить работу команды в пользу асинхронной коммуникации
5. Настроить систему фильтров для всей входящей информации
6. Выработать систему мониторинга и контроля собственного цифрового потребления
7. Сформировать план присутствия в социальных сетях, который позволит достигать собственных целей
Это первые шаги, которые позволят значительно изменить цифровой опыт и вернуть себе силы и время, украденные гаджетами.
Все эти шаги мы будем разбирать на курсе «Цифровые коммуникации и цифровой этикет» в лектории «Прямая речь». Курс очный, будет идти по вечерам с 15 по 18 мая.
До 5 мая действует промокод etiquette15, который дает скидку 15%.
Я жду с нетерпением этого курса ❤️
Недавно я ехала на поезде из Нижнего Новгорода в Москву. Я обожаю дневные поезда, потому что можно почитать, ни на что не отвлекаясь.
Но в этот раз в вагоне ехала семья с тремя детьми, которые кричали, визжали, хохотали, обзывались, стояли на ушах - в общем, получали удовольствие от поездки, как могли.
В кресле за мной сидел мужчина, который не разделял этой радости жизни, поэтому включил на ноутбуке баскетбол и начал смотреть игру почти на полной громкости, чтобы заглушить крики детей.
Я знаю, что чужие дети - существа слабо управляемые. Поэтому половину дороги терпела. А потом вдруг внезапно все одновременно заснули (снотворного им что ли дали?).
Но у мужика сзади баскетболисты продолжали играть на полной громкости.
Поскольку у взрослых мужчин навыки самоконтроля обычно развиты чуть лучше, чем у пятилеток, я решилась сделать замечание: «Могли бы вы сделать потише или выключить звук?».
В ответ я получила порцию яда: «А давайте вы сначала детей успокоите, а потом уже от меня будете что-то требовать?!». Кажется, от собственной громкости пассажир даже не заметил, что дети уже молчат. Мои объяснения он грубо прервал: «До свидания!».
А потом, представляете, достал наушники и стал смотреть свой баскетбол в наушниках!
В общем, с тех пор я размышляю, как понять, можно ли и нужно ли делать замечание? Как сделать его так, чтобы тебя услышали? Как достойно принять, если замечание делают тебе?
Очень важный вопрос от подписчика. А вас цифровой этикет делает несчастными?
Читать полностью…
Я очень много преподаю и сама учусь, поэтому стараюсь следить за тем, что происходит в сфере образования, много читаю про цифровое образование и образовательные технологии, особенно в сфере образования для взрослых.
Вся эта информация очень удобно аккумулируется каналом «Образование, которое мы заслужили». Его ведет заведующий кафедрой Института образования НИУ ВШЭ и ex-директор по развитию Skypro Миша Свердлов.
В канале можно найти авторские материалы, новости, разборы и дайджесты:
▪️ Как VR-технологии и метавселенные меняют обучение сотрудников
▪️ Что такое встроенное образование и почему оно захватывает мир
▪️ Как 2022 год изменил рынок образования в России
▪️ Как онлайн-школы закупают рекламу у блогеров
Моя рекомендация для тех, кто интересуется образованием: @ru_education
Правило 110. Перечитывайте сообщения перед отправкой
Лучшая привычка, которую можно завести в диджитале, - такая автоматическая последовательность действий: написать - прочитать - отправить
Во-первых, это позволит замечать и исправлять ошибки и опечатки. Грамотный текст всегда выглядит аккуратнее и профессиональнее, чем текст с ошибками.
Во-вторых, это позволит услышать интонации, которые вы, возможно, и не вкладывали в текст, но они сами просачиваются. Например, вопрос «Когда будет отчет?» может прозвучать грубо. Если была цель надавить на собеседника, то цель достигнута, но если никакого давления не нужно, то, возможно, лучше смягчить фразу, например, так: «Скажи, пожалуйста, когда будет отчет?». Если не перечитывать, то грубую интонацию можно и не заметить.
В-третьих, перечитывание избавляет нас от импульсивных необдуманных ответов. «Сам готовь свой отчет. Спасибо, что спросил. Через час как раз пришлю».
Правило 109. Откройте доступ к файлу, которым хотите поделиться
Мои студенты в университете каждую неделю сдают домашние работы в гуглдоках. Но обычно проверить я могу только половину из присланных работ. Почему? Потому что другая половина приходит с закрытым доступом. Я запрашиваю разрешение на просмотр файла, студент получает его на почту, открывает доступ, мне приходит уведомление. И только после этого я могу посмотреть файл. Процесс может затянуться на несколько часов или даже дней. Так происходит каждую неделю.
К сожалению, так бывает не только со студентами, но и со всеми, кто работает с облачными файлами. Время теряют все: и отправитель, и получатель. Поэтому заведите привычку: прежде чем отправлять ссылку на файл, открывайте к нему доступ.
Недавно мы говорили здесь про использование уменьшительных имен в переписке. А сегодня в канале про межкультурные коммуникации Крис Роппельт рассказала про то, как устроены сокращенные имена в английском языке и международном общении. Полезно знать, чтобы не попасть впросак ⬇️
Читать полностью…
Полезное напоминание: когда вы добавляете новых людей в групповой чат, они не видят историю переписки, которая была до их прихода.
Если вы хотите, чтобы новые участники видели старую переписку, измените настройки чата в пункте, показанном на скриншоте. Это в телеграме. В вотсапе такой функции нет - содержание всех предыдущих серий придется пересказывать.
Если история чата доступна всем новым участникам, то перед тем как добавить кого-то нового, пролистайте переписку: не было ли там чего-то, что ему видеть не нужно. А то разные неловкие ситуации бывают 🤦🏻♀
Вчера на корпоративном тренинге показываю этот скриншот, спрашиваю: какое впечатление создает такое сообщение? И участники говорят: «Легкомысленный, несерьезный, поверхностный человек».
Посмотрите, какой парадокс: автор сообщения беспокоится о коллегах, предупреждает о возможных трудностях, предлагает заранее решение, то есть ведет себя как очень ответственный человек, который очень серьезно подходит к своим обязанностям. Но избыточные эмодзи создают противоположное впечатление, формируют совершенно другой образ.
Кажется, мы вынуждены признать: как и в реальной жизни, значительный объем информации передается невербально. Поэтому стоит думать не только о содержании сообщения, но и о том, как оно выглядит.
Какое горячее и интересное обсуждение развернулось под прошлым постом! Мне кажется, что это однозначный сигнал: норма еще не закрепилась. И мы с вами свидетели того, как эта норма формируется (что может быть интереснее?). Уверена, что через несколько лет мы сможем вполне определенно зафиксировать сложившееся правило.
Прокомментирую пока то, что прочитала в комментариях.
1. Кто отвечает за то, чтобы человека ночью не разбудили?
Только он сам. Он сам отвечает за то, чтобы ночью ему спалось хорошо. Поэтому ночью он может отключить уведомления, поставить беззвучный режим, отнести телефон в другую комнату.
А еще он может попросить окружающих не писать ему в ночное время. Это тоже его право на защиту личных границ. Точно так же, как он, например, может попросить человека не подходить к нему слишком близко, если кто-то чрезмерно напирает.
В общем, каждый сам отвечает за свой комфорт.
2. Означает ли это, что если меня не просили не писать в ночью, то я могу писать в любое время, когда мне вздумается?
Кажется, нет. Слишком много неприятных последствий, если я отправляю несрочные сообщения по ночам:
- Коллеги и начальство начинает сомневаться в том, что я умею управлять своим рабочим временем: все ли у меня в порядке с тайм-менеджментом, если я не справляюсь со своей работой в рабочее время?
- Если я раз за разом отправляю ночные сообщения, которые доставляют неудобства, то рано или поздно меня персонально поставят на беззвучный режим. Это означает, что больше я не смогу расчитывать на оперативную реакцию собеседников - на мне везде стоит mute.
- Если я прошу собеседника об одолжении, но перед этим разбужу его, вряд ли он будет настолько благосклонен, чтобы выполнить мою просьбу.
3. Как же быть с отправкой сообщений?
1. Если точно известно время работы вашего собеседника, то рабочие вопросы лучше не отправлять в нерабочее время.
2. Если вы в разных часов поясах или очень хочется отправить сообщение ночью, стоит использовать отложенную или беззвучную отправку. Тогда ваше сообщение не потревожит адресата.
3. Полезно договориться с собеседником о том, когда можно отправлять сообщения. Возможно, он готов получать сообщения круглосуточно. Это снимет все сомнения.
================
Можно сколько угодно доказывать свое право писать, когда вздумается. Но если в каждом отдельном случае это работает против вас, то, кажется, лучше позаботиться о том, чтобы время отправки не мешало вам достигать собственных целей.
================
А через несколько лет посмотрим, какая норма окончательно сложится. Stay, как говорится, tuned.
Я тебя не отвлекаю?
Это самый бессмысленный и невежливый вопрос.
Потому что ответ на него очевиден: «Конечно, отвлекаешь!». До того, как человек позвонил или написал, мы же только и ждали его, специально ничем не занимались, чтобы быть максимально подготовленными к этому вторжению.
«Я тебя не отвлекаю?» - это то же самое, что растолкать спящего человека и спросить «Спишь?». Спал! До того, как его разбудили.
⬇️
Поэтому в чате этот вопрос лучше вообще не использовать: сразу написать, что нужно. Человек прочитает и ответит тогда, когда сам будет готов отвлечься.
А если пришлось звонить без предупреждения, то вместо «Не отвлекаю?» лучше спросить: «Можешь мне уделить ХХ минут, чтобы обсудить ХХ?».
Вы получаете приглашение на совещание, а с ним - повестку для обсуждения.
Итак, повестка встречи по проекту:
1. Исполнение календарного плана
2. Смета проекта
3. Проблемы с подрядчиком
4. Маркетинг и продвижение
Почти наверняка обсуждение затянется и будет безрезультатным. Почему? Потому что повестка даже не пытается привести нас к результату, а лишь предлагает направления для разговора: смета, подрядчики, маркетинг. Поговорили и разошлись.
Хорошая повестка встречи - это список задач, а не темы для обсуждения.
Например, так может выглядеть повестка эффективной встречи:
1. Составить план, как сократить отставание от графика
2. Утвердить изменения в смете
3. Выбрать подрядчика вместо старого
4. Определить сроки подготовки маркетингового плана.
Имея этот список дел перед глазами, все будут понимать, к каким результатам нужно прийти. Просто так болтать не получится.
Пропадала на неделю, потому что курс в «Прямой речи» был очень интенсивным и не было сил писать посты.
Еще одно событие - участница курса скинула ссылку на канал, который дословно своровал все мои посты. У этого канала 20К подписчиков (правда, кажется, большая часть - накрученные боты). Сначала хотелось добиться справедливости, но знакомые владельцы крупных телеграм-каналов сказали, что бороться с воровством контента здесь бесполезно. И я решила, что не буду тратить на это силы и время.
Еще мне посоветовали написать пост про (не)этичность копирования. Ну что ж, пусть он будет здесь:воровать нехорошо
Ну и раз мы начали про личное, напишу здесь, что веду свой личный блог, там не про цифровые коммуникации, а просто про жизнь, если вдруг вам интересно быть поближе: /channel/lookingover
И хорошего вам воскресного вечера!
«Ольга, разберите, пожалуйста, спорный вопрос. Часть знакомых, говорят, что им странно видеть в начале переписки обращение с восклицательным знаком, вроде: "Добрый день, Полина!" Им кажется, будто человек пишет на эмоциях, а они не уместны. Хотя, вроде, это простые правила русского языка - использовать "!" при обращении».
Что ж, давайте выясним ⬇️
На одном мастер-классе мы разбирали сопроводительное письмо к резюме. И меня спросили: а нужно ли в сопроводительном письме сообщать какие-то факты о себе, если они все описаны в прикрепленном резюме? Вроде как, только время тратим.
Мне кажется, что при отправке письма нужно использовать принцип воронки продаж, о котором знают все маркетологи. Воронка продаж наглядно показывает, что вывеску вашего магазина увидит, скажем, тысяча человек, внутрь зайдет только сто, до примерочной дойдет десять, а на кассе окажутся единицы. То есть на каждом этапе кто-то будет срезаться.
Точно так же и с письмом:
- не все получившие письмо его откроют,
- не все открывшие прочитают письмо полностью,
- и уж тем более: не все скачают вложение.
Наша задача при составлении письма - сократить потери на каждом этапе и сделать так, чтобы человек получил максимум ценной информации, даже если не перейдет на следующий этап.
Поэтому в теме письма мы напишем не «отклик на вакансию», «предложение» или «резюме», а «резюме на должность главного редактора». Это повысит вероятность, что письмо откроют.
А в сопроводительном письме сообщим о себе самое важное. Если мы ничего не скажем о себе в сопроводительном письме, то у получателя будет меньше причин открывать резюме (то есть он не перейдет на следующий этап нашей воронки). И кроме того, мы лишаем себя возможности сообщить что-то важное тому, кто не откроет вложение. Благодаря сопроводительному тексту рекрутер хотя бы запомнит, что вы знаете три языка и имеете нужный опыт работы, и сможет в нужный момент вернуться к вашему письму.
Как мне кажется, принцип воронки очень полезно использовать и в любых других письмах.
Правило 112. Если пишете человеку впервые, назовите точку последнего контакта (даже если это «читаю ваш блог»)
— Привет! А где ты толстовку покупал? — пишет незнакомый человек в социальной сети.
— Здравствуйте! Меня зовут Иван Иванов из компании «Иванов и Ко». У нас открыта вакансия. Рассматриваете ли вы сейчас трудоустройство в штат? — пишет в мессенджер незнакомый номер.
— Добрый день! Пришлите, пожалуйста, ваши данные для заключения договора, — приходит на почту от незнакомого сотрудника компании, с которой намечается контракт.
Конечно, можно догадаться, что первый человек читает вас в соцсетях, второму вас кто-то порекомендовал, а третьему коллега передал ваши контакты, чтобы заключить договор. Для отправителя это очевидно. Но для получателя это сообщение — как снег на голову, взявшийся из ниоткуда.
Это может показаться нарушением личных границ, хамством, спамом или даже мошенничеством. Виной тому - информационная асимметрия: у одного человека информации значительно больше, чем у другого. Чтобы это поправить, достаточно в сообщение добавить контекст или последнюю точку контакта:
— Привет! Давно подписана на твой блог. В последней сторис у тебя была крутая толстовка. Скажи, пожалуйста, где ты ее покупал?
— Здравствуйте! Меня зовут Иван Иванов из компании «Иванов и Ко». Мы познакомились с вами на конференции по маркетингу в прошлые выходные. У нас открыта вакансия. Рассматриваете ли вы сейчас трудоустройство в штат?
— Добрый день! Меня зовут Полина, я из компании «…». Андрей Петров передал, что мы заключаем с вами контракт на проведение… Я буду заниматься оформлением документов. Пришлите, пожалуйста, ваши данные для заключения договора.
Информационная симметрия восстановлена. Теперь шансов на ответ гораздо больше.
За последние 10 лет я провела, кажется, не меньше тысячи лекций, тренингов и мастер-классов. Но все они были закрытыми: попасть на них могли либо сотрудники корпораций, либо студенты, либо посетители закрытых мероприятий. То есть открытых курсов у меня никогда не было.
А сейчас, кажется, пришло время. Вместе с лекторием «Прямая речь» (это лучший просветительский проект в России) мы проведем очный курс про цифровые коммуникации.
С 15 по 18 мая каждый вечер мы будем очно встречаться в лектории на Патриарших и по несколько часов обсуждать и отрабатывать самые важные навыки в современном цифровом общении:
✅ 1. как писать сложные письма (когда надо попросить, отказать, покритиковать, отреагировать на критику)
✅ 2. как формировать свою цифровую репутацию и идеальный цифровой образ, который поможет и в карьере, и в личной жизни
✅ 3. как очистить свое информационное пространство от лишнего, вернуть себе власть над гаджетами, нормализировать цифровое потребление (зашел в интернет на 5 минут, очнулся через 2 часа - и вот это вот все)
✅ 4. как организовать работу и коммуникацию в командах, которые не сидят в одной комнате за соседними столами (как наладить эффективную удаленную работу, как автоматизировать процессы, как сократить стресс и напряжение от дистанционного формата).
Здесь подробное описание курса. По промокоду etiquette15 будет скидка 15%
Это мой первый курс про цифровые коммуникации не за закрытыми дверями. И что очень важно - очный, с практикой и живыми обсуждениями. Я буду очень рада увидеть кого-то из вас на этом курсе.
Правило 111. Перечислите прикрепляемые файлы 📎
Вам приходит письмо: «Отправляю вам документы по проекту». А в приложении куча файлов: «Презентация_1.pptx», «КП_final.pdf», «Презентация_2.pdf», «new_смета_финал.xls» «О проекте.doc».
С чего начать изучать? Где главная информация? Пришло пять файлов, а сколько их на самом деле должно быть? Не потерялось ли чего-то важного?
Чтобы не создавать лишнего хаоса и неудобств, при отправке файлов нужно сделать два простых шага:
1. Назвать файлы понятно, убрать из названий лишнюю информацию:
- «Презентация_1.pptx» => «Краткая презентация о проекте Радуга.pptx»
- «new_смета_финал.xls» => «Смета проект Радуга на 03.04.23.xls»
Как проверить, насколько название информативно и удобно? Представьте, что человек скачал файл на компьютер и забыл. Сможет ли он через несколько дней среди других файлов опознать ваш и понять, не открывая, что находится внутри файла?
2. Перечислить, какие файлы вы прикрепляете, и пояснить, что в них находится:
«Отправляю вам 5 файлов:
1) Подробная презентация о проекте Радуга.pptx - здесь вся информация в одном месте: и смета, и описание, и КП»
2) Краткая презентация о проекте Радуга.pptx - здесь краткий рассказ о проекте, без финансовых вопросов.
3)……
Такой подход показывает заботу о получателе и умение четко структурировать информацию.
На моих лекциях по цифровому этикету самое банальное и очевидное правило, на которое все обычно кивают: «Да-да, понятно-понятно», - это правило про кнопки «ответить» и «ответить всем».
Вроде бы все очевидно. Если хотите, чтобы ответ увидел только автор стартового письма - нажимайте «ответить». Если хотите, чтобы ваше письмо увидели все, кто был в копии в стартовом письме, нажимайте «ответить всем». Очень понятно.
Но каждый раз когда кто-то из коллег пишет письмо «Завтра состоится мероприятие…», я точно знаю, что теперь надо ждать десяток писем от людей, которые нажимают «ответить всем»: «Буду», «Приду», «Не смогу», «Спасибо», «А вот я хочу еще спросить…». Никому из тридцати адресатов, кроме автора стартового письма, не нужно знать, кто придет, а кто нет и по какой причине. Но выбора у нас нет 😅
И бывает обратная ситуация: в копии всего несколько человек и нужно всем вместе что-то решить. Но адресаты упорно отправляют ответы только одному адресату. Опять же - из-за того, что нажимают на первую попавшуюся кнопку «ответить» вместо «ответить всем».
В общем, рекомендации такие:
1. Перед отправкой ответа подумать секунду, на какую кнопку нажать.
2. Если вы отправляете письмо нескольким адресатам и ответ каждого участника нужно знать всем, то напишите об этом: «Коллеги, пожалуйста, отправляйте свой ответ всем, чтобы мы вместе могли вести обсуждение».
3. Если вы отправляете письмо множеству адресатов и их ответы не нужно друг другу знать, то поставьте всех в «скрытую копию». Тогда даже при большом желании адресаты не смогут «ответить всем» и создать в почте получателей апокалипсис.
Оказывается, 76% миллениалов испытывает дискомфорт от телефонных разговоров. В опросе, который я проводила в канале «Digital благополучие» эти данные подтвердились: только 25% ответивших не испытывает никакой тревоги и сложностей при телефонном общении.
Эта телефонная тревога даже имеет название - телефонофобия (или телефобия). Я решила исследовать эту тему, собрала более сотни историй, узнала мнение психологов, записала советы и лайфхаки о том, как сделать общение по телефону более комфортным. В итоге получился, кажется, очень мощный лонгрид: http://digitaletiquette.ru/telephobia.
В этом материале:
▫️более сотни историй людей, для которых разговор по телефону - это вызов
▫️ мнения психологов
▫️ тест на поределение телефонофобии
▫️ 3 стратегии борьбы с телефонофобией
▫️ 18 советов и лайхаков, как легче совершать звонки
В лонгриде много полезного, но самое ценное - это истории людей, которые справляются или уже справились с этой проблемой.
Я очень надеюсь, что кому-то будет полезно узнать, что вы не одиноки в своем страхе.
Читать лонгрид
В нежно любимом мной канале “Цифровой этикет” завязалась интересная дискуссия о том, можно ли в прекрасной России будущего называть своих коллег уменьшительно-ласкательными именами.
Не могу не прокомментировать это со своей межкультурной колокольни 😜
В России у многих имен есть уменьшительно-ласкательные варианты, которые мы уверенно используем в разных контекстах. Например, мы тонко чувствуем разницу между Марией, Машей, Машенькой и Машуней.
Но если поместить нас в иностранную среду, становится сложнее. Во-первых, появляется языковой барьер, а во-вторых, прочувствовать нюансы контекста оказывается не так просто.
Перед вами список заблуждений, которые я наблюдала у своих русскоговорящих клиентов в переписке с иностранцами.
😀 Слово dear в начале письма буквально означает “дорогой”
Скорее всего, в России вы не обратитесь к новым клиентам как “Дорогой Павел”. Это может привести к выводу, что и в письме к иностранцу нужно подобрать какой-то менее интимный синоним. Возникает творчество в стиле ‘Esteemed Daniel’ и ‘Highly respected Donna’. На самом деле, dear — это общепринятое, вежливое и совершенно нейтральное слово, которое применимо даже к незнакомому человеку. Смело используйте и не пугайтесь!
😀 Можно менять имя адресата на его короткую версию
Например, Samuel легко заменить коротким Sam. На самом деле, пока вам не дали разрешение использовать короткую форму имени, не стоит этого делать. Во-первых, это фамильярно, а во-вторых, есть множество неочевидных имен, в которых можно ошибиться и неправильно подобрать альтернативную форму.
😀 Когда коллега предлагает называть себя коротким именем (например, Johny вместо John), — это примерно то же самое, как называть Ивана Ванечкой
Для нашего уха это может звучать слишком мило, но в реальности это, скорее, похоже на предложение Ивана называть его Ваней.
😀 От любого иностранного имени можно образовать уменьшительно-ласкательную форму
В русском языке это почти всегда правда. Это просто особенность словообразования. Но для многих культур и языков это не так. Есть масса имен, у которых нет альтернативных вариантов. Если хотите сделать диалог более расслабленным, лучше не пытаться коверкать имя, а сфокусироваться на неформальных приветствиях/обращениях. Например, ‘Hi’ вместо ‘Hello’, или ‘my friend/dear (очень неформально!)’ вместо ‘Jacob’.
Не забывайте, что, начиная со второго письма, вы можете предложить обращаться к вам по менее формальной версии вашего имени. А также будьте готовы, что вам это тоже могут предложить, даже какие-то сугубо официальные лица.
Нашли себя в этом списке? Расскажите в комментариях, какие у вас были сложности с выбором обращения к иностранцу в переписке!
Вытаскиваю очень интересный и важный вопрос из комментариев. Очень хочется обсудить:
«Можно ли считать этичным (и при каких условиях) использование GPT-подобных генеративных нейросетей при написании письма?
Иногда довольно тяжело самому найти подходящую формулировку, но эти инструменты прекрасно справляются.
Соответственно здесь может быть несколько вариантов:
1. Никакой проблемы в использовании нет, если внимательно прочитать и отредактировать, где нужно, текст
2. Можно использовать только чтобы подсмотреть некоторые фразы, само письмо лучше писать самостоятельно.
3. Нельзя использовать ни в какой форме, это неуважение к собеседнику.
Недавно была нашумевшая новость о письме с соболезнованиями после стрельбы с погибшими в одном из университетов, написанном при помощи ChatGPT.
А какое мнение у нас на этот счёт?»